Versie 1 van 30 maart 2024
Fotoclub Objectief uit Herk-de-Stad verwerkt persoonsgegevens van haar leden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) vereist dat Fotoclub Objectief zorgvuldig omgaat met deze gegevens, de privacy van haar leden waarborgt en helder is over het verwerken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Fotoclub Objectief de AVG implementeert.
Deze Privacyverklaring kan gewijzigd worden. Bij elke wijziging zal de versie en de laatste wijzigingsdatum worden weergegeven.
Contactgegevens
Naam: Fotoclub Objectief
Adres: Sint-Jorislaan 172, 3540 Herk-de-Stad
E-mail: de actuele contactgegevens vind je op onze website of Facebook-pagina
Website: https://www.fotoclubobjectief.be
Waarom wij persoonsgegevens verwerken
Fotoclub Objectief verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- het afhandelen van lidgeld of andere betalingen/vergoedingen;
- onderlinge communicatie (bijvoorbeeld bij foto-uitstappen of clubavonden)
- het sturen van nieuwsbrieven of mededelingen
- het inschrijven voor cursussen, workshops of wedstrijden
- controle van de boekhouding
Persoonsgegevens die wij verwerken
Fotoclub Objectief verwerkt persoonsgegevens van leden, sprekers, leveranciers en personen die contact zoeken met Fotoclub Objectief.
Fotoclub Objectief verwerkt alleen persoonsgegevens die door de betrokkene zelf zijn aangeleverd. Voor leden geldt dat elk lid bij toetreden als nieuw lid Fotoclub Objectief toestemming geeft om deze gegevens te verwerken voor de duur van het lidmaatschap of, indien er wettelijke verplichtingen van toepassing zijn, voor de duur van de wettelijke verplichting (jaarlijkse verzekering bij Breedbeeld).
Fotoclub Objectief verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor de doelen beschreven hierboven. Deze gegevens zijn:
- Voor- en achternaam
- Contactadres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Eventueel links naar persoonlijke websites van leden
- Eventueel link naar andere sociale media (Facebook, Instagram, …)
Hoe wij Persoonsgegevens verwerken
Persoonsgegevens worden bij Fotoclub Objectief digitaal verwerkt. Van deze gegevens wordt regelmatig een back-up gemaakt op een aparte datadrager op een beveiligde cloud-locatie (Google Drive).
Een uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt voor informatie die terecht komt in de mailboxen van bestuursleden of individuele leden. Hierover heeft Fotoclub Objectief redelijkerwijs geen controle. Elk lid wordt bewust gemaakt van de noodzaak om persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.
Hoe verwerken wij foto’s
Volgens de definities in de AVG zijn foto’s waarop mensen staan die zonder veel moeite te identificeren zijn persoonsgegevens. Als uit deze foto’s ook nog ras, geloof of gezondheid af te leiden zijn, worden ze zelfs beschouwd als bijzondere persoonsgegevens.
Om te voldoen aan de AVG zal de desbetreffende fotograaf de verantwoordelijkheid dragen om toestemming te vragen aan de personen voor publicatie op de verschillende media van de Fotoclub Objectief. De eindverantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de toestemming ligt dan ook steevast bij de fotograaf.
Wij publiceren foto’s op onze website en op onze Facebookpagina. Wij zullen zorg dragen voor inzage, correctie of verwijdering van foto’s als daarom wordt gevraagd door betrokkenen. Er kan redelijkerwijs van ons niet verwacht worden dat kopieën van deze foto’s, waarover wij geen controle hebben, ook worden gewijzigd of verwijderd.
Foto’s die door leden worden getoond tijdens onze besloten clubavonden worden niet bewaard of gepubliceerd en vallen daarom buiten de reikwijdte van de AVG.
Foto’s die zijn afgedrukt en tentoongesteld zullen na de tentoonstelling zo snel mogelijk worden geretourneerd aan de fotograaf.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Fotoclub Objectief verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens over ras, geloof of gezondheid.
Delen van persoonsgegevens met derden
Fotoclub Objectief verstrekt indien noodzakelijk of op geargumenteerde vraag persoonsgegevens van leden aan leden (bijvoorbeeld in de aanloop naar geplande uitstappen ingericht door de vereniging of andere evenementen). Daarvoor geeft elk lid bij het toetreden tot de vereniging toestemming.
Fotoclub Objectief verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien wettelijk verplicht.
Bewaren van persoonsgegevens
Fotoclub Objectief bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Na de bewaartermijn zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
Bij beëindiging van een lidmaatschap zullen persoonsgegevens binnen 4 weken uit onze systemen worden verwijderd
Beveiligen van persoonsgegevens
Fotoclub Objectief neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daartoe worden de gegevens opgeslagen op één offline locatie met de back-up zoals voorheen besproken. De directe toegang tot de gegevens blijft evenwel beperkt tot de noodzakelijke personen.
Website update (via WordPress)
WordPress is de software waarmee Fotoclub Objectief haar website aanmaakte en beheert. Omdat enkele van de gegevens, vallend onder het AVG op de webiste vermeld staan wordt de software up-to-date gehouden om ontdekte zwakheden te verhelpen.
Cookies
Fotoclub Objectief gebruikt alleen technische en functionele cookies. Dit is een functie van de gebruikte WordPress software.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
Je kan je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Iedereen waarvan Fotoclub Objectief de persoonsgegevens verwerkt heeft het recht deze gegevens in te zien, incorrecte gegevens te laten corrigeren of gegevens te laten verwijderen (tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn voor de registratie van een lid).
Daarnaast heeft elk lid het recht om een gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken en heeft een lid recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat Fotoclub Objectief op verzoek van een lid zijn of haar persoonsgegevens beschikbaar moet stellen aan het lid of een andere organisatie.
Bovenstaande verzoeken kunnen worden gestuurd aan de secretaris van Fotoclub Objectief, het mailadres vindt u op onze website. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op elk verzoek.
Melden datalek
Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens die door Fotoclub Objectief worden verwerkt in handen (dreigen te) komen van derden die geen toegang tot deze gegevens zouden mogen hebben. Denk hierbij aan diestal of verlies van de datadrager of als duidelijk wordt dat derden zich toegang hebben verschaft tot opgeslagen persoonsgegevens (hacking).
Bij het constateren van een datalek zal het bestuur de betrokkenen inlichten over het datalek. Als het datalek een mogelijk groot risico inhoudt voor de betrokkenen, zal Fotoclub Objectief het lek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Evaluatie
De veliligheid van de diverse gegevens, alsook de naleving van de wetgeving inzake AVG is een constante zorg van het bestuur van Fotoclub Ogenblik. Daarom zal alle gebruik constant worden geëvalueerd om inbreuken op de AVG wetgeving te voorkomen.
Klachten
Wanneer leden moeilijkheden ondervinden bij de uitoefening van hun rechten, kunnen ze een (digitale) klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op onderstaand adres:
Deze laatste trachten geschillen in der minne te regelen.